שלבים בתכנון מרכז לוגיסטי להקמה

פרוייקט של תכנון והקמה של מרכז לוגיסטי נמשך בין 18 ל-36 חודשים.

חשוב שלכל אורך הדרך הארגון יסתייע ביועץ לוגיסטי אשר יסייע לארגון לקבל החלטות משמעותיות ארוכות טווח.

שלב א (הבנת הצורך):

  1. הבנה עצמית של הארגון לצורך: בארגון קיימת הבנה עצמית שהאתר הנוכחי אינו מתאים עוד לפעילות החברה בגלל שהיקף העבודה השתנה או שתמהיל הלקוחות השתנה, או שתמהיל הפריטים השתנה או שהחברה פונה לקטגוריה חדשה של פעילות או שמדיניות רמת המלאי השתנתה וכו'.

  2. ריבוי אתרי אחסון: ארגון שהפעילות העסקית בו התפתחה במהירות ועקב כך נאלץ להפעיל מס' אתרים לוגיסטים ובכך לפגוע במודע ביעילות במטרה לבדוק המשכיות עסקית. ארגון כזה בד"כ יפתח פתרון ארוך טווח בשלב מאוחר יותר בהתפתחות הארגון.

  3. צורך לפנות את האתר הקיים בגלל סיבות משפטיות (לא ניתן לקבל אישור כיבוי אש, רשויות אינן מסכימות עוד לקיים עסק במבנה שהפעילות בו אינה מתאימה להגדרת המבנה (רישוי עסק), סיום מועד שכירות וכדומה).

שלב ב (הקמת בסיס נתונים לתכנון):

שלב זה הנו חשוב וקריטי לכל ההמשך.שלב זה נדרש להבנה עמוקה של כל מאפייני הפעילות של הארגון בהווה ואח"כ בעתיד. רק לאחר ההבנה של כל מאפייני הפעילות ניתן יהיה להמליץ על סוג מערך כזה או אחר. מאפייני הפעילות הם רבים ובכל ארגון קיים מיקוד שונה. להלן מס' מאפייני עיקריים אשר נדרשים על מנת שניתן יהיה לאפיין אתר לוגיסטי: תנועת עובדים ומבקרים באתר, תנועת רכבים באתר, כמות הזמנות ביום, כמות שורות ליקוט ביום, מגוון פריטים פעיל, קטגוריות פריטים, הפיזיקה של הפריטים (נפח, משקל), מאפייני פעילות של הפריטים (FIFO וכו'), רמת השרות, שטחי תפעול (פריקה, המתנת הזמנות), סקירה של תהליכים מרכזיים, סקירה של מערכות המידע בשימוש, אילוצים ומגבלות ועוד. בנוסף מענה על האופק העתידי של הפעילות: כיצד המדדים האלו ישתנו ב 5 שנים הקרובות וב 10 שנים הקרובות.

שלב ג (חלופות):

לאחר שיש הסכמה על בסיס הנתונים ניתן עתה לתכנן את המערך לוגיסטי. בד"כ מוצעות מס' חלופות. כל חלופה תומכת בבסיס הנתונים לתכנון. כל חלופה מאופיינת בתפיסת הפעלה שונה ומערך טכנולוגי שונה. לכל חלופה אמדן עלות, יתרונות וחסרונות. לכל חלופה שרטוט עקרוני פונקציונאלי (AutoCAD) המתאר את המערך באופן שניתן לדמיין אותו. שטחים ומעברי תפעול נבדקים מול ההיבטים ההנדסיים המשתתפים בכל חלופה.

מה יש בכל חלופה:

  1. תיאור שיטת עבודה.

  2. תיאור אמצעים ומשאבים (כלי שינוע, מידוף, מערכת מידע).

  3. שרטוט פונקציונאלי עקרוני (AutoCAD).

  4. כתב כמויות (כמות משטחים, כמות איתורי לקוט וכו').

  5. סה"כ שטחים (שטחי תפעול, שטחי משרדים, שטחי חצר).

  6. שלב החלופות מאפשר לארגון לבצע החלטה מושכלת לשיטת העבודה המתאימה ביותר לארגון ולאופק התכנון העתידי שלו תוך התחשבות באילוצים ומגבלות. שלב זה מאפשר לארגון להקטין את הסיכונים שמולם הוא ניצב.

  7. ברוב המקרים נבחרת חלופה מסוימת ומבוצעות בה מס' עדכונים קטנים.

שלב ד (חיפוש אתר או שטח מתאים):

כעת הארגון מבין מה גודל השטח / אתר שצריך לחפש.

שלב זה מבוצע בעיקרו באמצעות הארגון בלבד. לעיתים נמצא שטח מתאים ובפעמים אחרות נמצא מבנה מתאים (שאולי דורש מס' שינויים והתאמות).

ללא השלבים הקודמים, הארגון היה מחפש שטח שאינו בהכרח מתאים לצרכים. נידבך חשוב נוסף אלו הם מאפייני השטח: גובה אפשרי לבינוי, % התכסית, שטחי התפעול והחצרות.

שלב ה (מסמך טכני לבינוי):

לאחר שיש הסכמה על חלופה המתאימה ביותר ונמצא שטח מתאים, ניתן לכתוב מסמך (Word) אשר מתאר פונקציונאלית את המבנה באופן מיטבי. למסמך מצורפים סקיצות (AutoCAD) של המערך הלוגיסטי. המסמך נותן תיאור פונקציונאלי המאפשר ליזם או למבצע לתכנן מבנה אמיתי שלוקח בחשבון את כל הצרכים של הארגון וגם מאפשר לתת הצעת מחיר המבוססת על הצרכים האמיתיים של הארגון. בין היתר המסמך מתאר פונקציונאלית את הדברים הבאים:

  1. שטח המבנה לפי סוג השטח (תפעול, משרדים, חצרות וכו')

  2. תיאור של הפעילות באתר.

  3. סוג הסחורה המאוחסנת (יבש, קירור, קפוא וכו').

  4. כמות הפתחים וסוג הפתחים.

  5. הגדרת עומס על הרצפה.

  6. תיאור הפעילות שהמבנה צריך להכיל.

  7. תיאור כללי של המערכות שיופעלו במבנה.

  8. ועוד.

שלב ו (תכנון המבנה):

בשלב זה מתכנס צוות יועצים אשר מתכנן את פרטי המבנה. בתחילת התכנון הצוות מתכנס בתדירות רבה יותר ובהמשך בתדירות נמוכה יותר. בממוצע אחת לשבועיים. הצוות דן בפרטי המבנה תוך התחשבות באילוצי השטח וגורמים אחרים המשפיעים על התכנון. בד"כ הצוות כולל את היועצים הבאים: פיתוח שטח, קונסטרוקטור, אדריכל, חשמל, אינסטלציה, כיבוי אש ו....יועץ לוגיסטי. תפקידו של היועץ הלוגיסטי בכך שהוא שומר על האינטרסים התפעוליים שלשמם המבנה מוקם. דוגמא לסוגיה מהותית בתכנון היא כמות העמודים והמרחק בין העמודים. כמות העמודים והמרחק ביניהם משפיע על קיבולת האחסון ועל תצורת המידוף. היועץ הלוגיסטי יציג את המשמעויות לנוכח האילוצים ההנדסיים של העמודים התומכים בגג וסוג הגג. כמו כן הקונסטרוקטור יציג את המשמעויות למרחק בין עמודים כזה או אחר. החלטה סופית תתקבל בד"כ ע"י הלקוח, זאת רק לאחר שהבין את המשמעויות לכאן ולכאן.

שלב ז (תכנון מפורט):

לאחר שגבולות המבנה ברורים ולאחר שמיקום העמודים ברורים, ניתן לתכנן את מערכת המידוף באופן מפורט. ע"ג שרטוט האדריכלי שמתקבל מהאדריכל, מוכל מערך המידוף. בשלב זה מוגדר מסמך המתאר את מערכת המידוף באופן מפורט. המסמך מלווה בשרטוטים של מערכת המידוף. המסמך מופץ למס' ספקים ומאפשר להם להגיש הצעת מחיר מדוייקת. המסמך מכיל 2 פרקים עיקריים: פרק מסחרי, פרק טכני.כמו כן אני כותב מסמך נוסף המתאר את כלי השינוע שינועו באתר. המסמך נשלח לספקי כלי שנוע ומאפשר לקבל הצעות מחיר לכלים הנדרשים באתר. כעת ניתן להשוות את הצעות המחיר המתקבלות מספקי מידוף וכלי שינוע שונים.

שלב ח (מערכת מידע):

בד"כ המעבר מאתר ישן הפועל בשיטות עבודה מסורתיות לאתר חדש הפועל בשיטות עבודה מודרניות כרוך בשינוי מערכת מידע אשר מסייעת לפעילות במחסן. מאחר שהמבנה החדש מאפשר לבצע דברים שלא ניתן היה לבצע במבנה הישן, מוגדרים תהליכי העבודה מחדש ומגדירים את פונקציונאליות המערכת הנדרשת. הרחבה על כך תמצאו בפרויקט WMS.

שלב ט (המעבר):

לאחר כל השלבים נדרש לבצע את ההעברה בפועל. התהליך הזה בד"כ "כואב" מאוד לארגון. בשלב זה כל העובדים בארגון נדרשים להירתם. חשוב לבצע תכנון העברה לפני שמתחילים לעבור. תכנון העברה כרוך בהרבה מאוד משימות ופרטים, להלן מס' דוגמאות:

  1. מתי מעבירים סחורה, איך מעבירים, איך מסמנים את הסחורה שמעבירים, מי מעביר, כמה זמן זה יקח, מה מעבירים קודם ומה אח"כ, ספירת מלאי, היכן מניחים את הסחורה באתר החדש, וכו'.

  2. כ"א: האם מבנה הארגוני ישאר כשהיה, תפקידים חדשים, מי עובר, מי לא עובר (פיטורים), מקומות ישיבה, האם צריך הסעות, האם צריך לשנות הסכמי עבודה, הכנת העובדים למאמץ מוגבר בתקופת המעבר, ארוחות לעובדים בזמן המעבר, כ"א זמני בתקופת המעבר (איזה חברות מתעסקות עם זה).

  3. הכנת הלקוחות: שיבושים באספקת סחורה, הכנת הזמנות גדולות לפני מעבר.

  4. תקשורת: אפיון עמדת מחשב, למי טלפון נייח, Follow me למספרים חשובים.

  5. מה חסר לאישור כיבוי אש ?

  6. התקנות בזק, אינטרנט, מרכזיה.

  7. תכנון מערך מפתחות לדלתות (מסטרים).

  8. סוקר ביטוח, תכנון הגנות פריצה על העסק.

  9. ניקיון לפני כניסה, פינוי פסולת בימים הראשונים ואח"כ בשוטף.

  10. הכנה ויישום תוויות איתורים בכל המחסן.

  11. איוש האתר לאחר קבלת מפתח ולפני אכלוס: מי יהיה שם, מה תפקידו, איך יגיע לשם?

  12. האם יש כבר טופס  4? מה חסר ?

  13. ועוד...

גם אתם יכולים לארגן ולתכנן את המחסן הלוגיסטי שלכם ותוכלו לבנות אותו איך שאתם רוצים. אבל...

אתם צריכים אותי כי אני אובייקטיבי ומקצועי ואוכל להראות לכם את מה שאתם צריכים ! ובהמשך הדרך גם אשגיח שתקבלו זאת. באופן כזה, נוודא שהעסק שלכם יפעל עם המחסן החדש ונפיק את המרב ממנו.

מחיר הוגן ומשתלם. הכי חשובה לי שביעות הרצון שלך

העבודה מתבצעת בשלבים, בליווי צמוד וביחס אישי

הבנה פרטנית ויסודיות של צרכי הארגון

הבנת שלבי הפרוייקט

ומרחב הפתרונות האפשריים

מידע מקצועי נוסף

© 2020 כל הזכויות שמורות לי.ל. הנדסה ולוגיסטיקה

האתר נבנה ע״י: ענת בילינסון